El trabajo remoto se ha convertido en estos últimos años en una realidad para muchas personas y empresas en todo el mundo, la modalidad de trabajo híbrido también está siendo muy demandada por la fuerza laboral y las empresas notan esta tendencia, que más que una tendencia, se ha convertido en una necesidad la cual proporciona una mejor calidad de vida, flexibilidad de horarios, ahorrar tiempo y gastos  así como una mayor atracción de talento y diversidad en el personal al eliminar las barreras territoriales para las empresas.

Aunque el trabajo a distancia tiene múltiples ventajas, también puede presentar diferentes desafíos, por ejemplo, en temas de comunicación y colaboración entre compañeros de trabajo dando pie a información incompleta o malos entendidos en la asignación de tareas y responsabilidades, otra es la desconexión y el aislamiento de la cultura laboral pues el aislamiento social puede afectar negativamente la moral y motivación de los equipos de trabajo.

Trabajar desde casa también presenta dificultades para la gestión del tiempo, pues suelen existir distintas distracciones domésticas, además que la línea de la vida laboral y personal se ve directamente afectada pues muchos empleados podrían enfrentarse a la tentación de trabajar fuera de su horario laboral desencadenando agotamiento y dificultad para desconectarse de la carga laboral. Otro de los desafíos del trabajo desde casa recae en la parte tecnológica y de conectividad pues los problemas técnicos e intermitencia del servicio de internet doméstico, problemas con el hardware o sistemas de seguridad lo cual repercute directamente en la productividad de los colaboradores.

A continuación, te presentamos cinco recomendaciones y tip’s que puedes implementar para que tu trabajo remoto no se convierta en un problema.

1. Establece un espacio de trabajo dedicado. 
2. Establece horarios y rutinas. 
3. Utiliza herramientas de productividad. 
4. Comunícate con tu equipo. 
5. Toma descansos regulares. 

Y para que no tengas pretexto, te compartimos una lista de las mejores herramientas, páginas y aplicaciones que te servirán para optimizar tu día a día con el trabajo desde casa.

Herramientas digitales para mejorar tu trabajo remoto 

Trello 

Herramienta de gestión de proyectos basada en tableros visuales. Su objetivo principal es ayudarte a organizar y supervisar tus tareas, proyectos y colaboraciones de manera eficiente. Algunas de las principales ventajas de Trello son:

• Organización visual: Trello utiliza tableros visuales con tarjetas y listas para representar tus proyectos y tareas. Esto te permite tener una visión clara y estructurada de tu trabajo, lo que facilita la planificación y el seguimiento.
• Flexibilidad y adaptabilidad: Trello es altamente personalizable y se adapta a diferentes estilos de trabajo y necesidades. Puedes crear y organizar tus propias listas, tarjetas y etiquetas según tus preferencias y requerimientos específicos.
• Colaboración en tiempo real: Puedes invitar a otros miembros de tu equipo a colaborar en tus tableros de Trello. Esto facilita la comunicación, la asignación de tareas y el seguimiento del progreso de manera conjunta. Todos los cambios y actualizaciones se reflejan en tiempo real, lo que mejora la eficiencia del trabajo en equipo.
• Asignación de tareas y fechas de vencimiento: Puedes asignar tarjetas a miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento y agregar recordatorios. Esto ayuda a distribuir las responsabilidades de manera equitativa y a mantener un seguimiento de los plazos.
• Integraciones con otras aplicaciones: Trello se integra con diversas herramientas populares, como Google Drive, Slack, Jira y muchas más. Estas integraciones permiten sincronizar y centralizar la información relevante, evitando la necesidad de cambiar constantemente entre diferentes plataformas.
• Acceso desde cualquier lugar: Trello está disponible en múltiples plataformas, incluyendo aplicaciones móviles para iOS y Android. Esto significa que puedes acceder a tus tableros y tareas desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que facilita el trabajo remoto y la colaboración a distancia.
• Facilidad de uso: Trello tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que lo convierte en una herramienta accesible para usuarios de todos los niveles de experiencia. No requiere conocimientos técnicos avanzados para empezar a utilizarlo y aprovechar sus funciones básicas.

Notion 

Es una aplicación todo en uno que combina la funcionalidad de una herramienta de toma de notas, gestión de proyectos, base de conocimientos y colaboración en equipo. Esta aplicación ofrece una amplia gama de características y beneficios, entre ellos:

• Organización flexible: Te permite crear páginas, bases de datos, listas, tablas y muchos otros tipos de contenido en un solo lugar. Puedes organizar y estructurar la información de acuerdo con tus necesidades y preferencias, lo que facilita la navegación y la localización de datos.
• Gestión de proyectos: Puedes utilizarlo para administrar tus proyectos, establecer hitos, realizar un seguimiento de tareas, asignar responsabilidades y colaborar con tu equipo. Su interfaz versátil y personalizable te permite adaptarla a tus flujos de trabajo y metodologías específicas.
• Toma de notas y documentación: Es una herramienta poderosa para tomar notas y crear documentos. Puedes crear contenido estructurado utilizando viñetas, tablas, bloques de texto, imágenes y archivos adjuntos. Además, puedes agregar enlaces, etiquetas y comentarios para organizar y resaltar información relevante.
• Base de conocimientos: Es ideal para construir una base de conocimientos interna en tu equipo o empresa. Puedes crear una biblioteca de recursos, manuales, procedimientos, FAQs y documentación técnica. Además, puedes establecer permisos de acceso para controlar quién puede ver y editar el contenido.
• Colaboración en tiempo real: Notion permite la colaboración en tiempo real, lo que significa que varios usuarios pueden trabajar juntos en un documento al mismo tiempo. Puedes comentar, mencionar a otros miembros del equipo y recibir notificaciones para mantener una comunicación efectiva y eficiente.
• Integraciones y automatizaciones: Se integra con una amplia variedad de herramientas y servicios populares, como Google Drive, Slack, Trello y más. Además, puedes crear flujos de trabajo automatizados utilizando su función de "Acciones" para ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
• Versatilidad y personalización: Es altamente flexible y se puede adaptar a diferentes casos de uso. Puedes personalizar el diseño, las vistas y las funciones para que se ajusten a tus necesidades específicas. Esto te permite crear una experiencia de trabajo personalizada y adaptada a tu estilo.

Asana 

Es una aplicación de gestión de proyectos y tareas que ayuda a los equipos a organizar, rastrear y colaborar en proyectos de manera efectiva. Beneficios y funcionalidades clave:

• Gestión de proyectos: Asana permite crear proyectos y dividirlos en tareas y subtareas. Puedes asignar tareas a miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento, prioridades y agregar descripciones. Esto facilita la planificación y el seguimiento de proyectos, asegurando que todos estén al tanto de las tareas asignadas y los plazos.
• Colaboración en tiempo real: Los equipos pueden colaborar de manera eficiente utilizando Asana. Puedes comentar y discutir tareas específicas, mencionar a colegas y adjuntar archivos relevantes. Además, las actualizaciones se muestran en tiempo real, lo que facilita la comunicación y la toma de decisiones en equipo.
• Seguimiento de progreso: Proporciona paneles visuales y tableros Kanban para rastrear el progreso de los proyectos. Puedes ver fácilmente las tareas completadas, las pendientes y aquellas que están en curso. Esto permite una mejor visibilidad de las actividades del equipo y te ayuda a identificar posibles cuellos de botella.
• Asignación y seguimiento de tareas: Con Asana, puedes asignar tareas específicas a los miembros del equipo y establecer dependencias entre ellas. Esto asegura que todos sepan qué hacer y cuándo hacerlo, evitando confusiones y retrasos. Además, puedes recibir notificaciones sobre actualizaciones y cambios en las tareas asignadas.
• Integraciones: Se integra con varias aplicaciones y servicios populares, como Slack, Google Drive, Dropbox, entre otros. Esto facilita la sincronización de información y la centralización de los datos en un solo lugar. También puedes automatizar flujos de trabajo utilizando integraciones y crear reglas personalizadas para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia.

Slack 

Aplicación de comunicación en equipo que tiene como objetivo principal reemplazar los correos electrónicos y mejorar la colaboración interna en una organización. 

• Comunicación instantánea: Permite a los equipos comunicarse de manera rápida y sencilla a través de mensajes directos y canales de conversación. Puedes enviar mensajes individuales a compañeros de trabajo o crear canales temáticos para discutir proyectos, departamentos o temas específicos. Esto agiliza la comunicación interna y reduce la dependencia de los correos electrónicos.
• Integración con herramientas y servicios: Se integra con una amplia gama de herramientas y servicios populares, como Google Drive, Trello, Asana, GitHub y muchos otros. Esto facilita la sincronización de información y la colaboración en diferentes plataformas en un solo lugar, lo que aumenta la eficiencia y reduce la necesidad de cambiar constantemente entre aplicaciones.
• Búsqueda y archivo de mensajes: Slack ofrece una función de búsqueda avanzada que permite encontrar mensajes, archivos y conversaciones anteriores de manera rápida y sencilla. Esto facilita el acceso a información pasada y evita la pérdida de datos importantes. Además, puedes archivar canales completos para mantener un registro histórico de las conversaciones y acceder a ellas cuando sea necesario.
• Colaboración en tiempo real: Permite la colaboración en tiempo real, lo que significa que los equipos pueden trabajar juntos simultáneamente en proyectos y compartir actualizaciones en tiempo real. Esto facilita la toma de decisiones, la resolución de problemas y la coordinación de tareas en equipo, sin importar la ubicación geográfica de los miembros.
• Integración con servicios de llamadas y videollamadas: Ofrece funciones de llamadas de voz y videollamadas, lo que permite a los equipos comunicarse y colaborar de forma remota. Puedes iniciar una llamada o videollamada directamente desde la aplicación, lo que elimina la necesidad de utilizar plataformas externas para reuniones virtuales.
• Notificaciones y recordatorios: Permite personalizar las notificaciones para recibir alertas sobre menciones, mensajes directos o actualizaciones en canales específicos. También puedes establecer recordatorios y programar mensajes para enviar en un momento específico. Estas funciones te ayudan a mantenerte al tanto de la información relevante y a administrar tu tiempo de manera más eficiente.
• Seguridad y privacidad: Ofrece medidas de seguridad robustas, como autenticación de dos factores, encriptación de datos y opciones de administración de permisos. Esto garantiza la privacidad y confidencialidad de las conversaciones y la protección de la información empresarial.

RescueTime 

Es una aplicación diseñada para ayudarte a gestionar y optimizar tu tiempo y productividad. Su principal objetivo es proporcionarte información detallada sobre cómo utilizas tu tiempo en diferentes actividades y aplicaciones en tu dispositivo, como navegación web, uso de redes sociales, revisión de correos electrónicos y otras tareas.

• Monitoreo automático: RescueTime registra automáticamente cómo utilizas tu tiempo en diferentes aplicaciones y sitios web, sin requerir una intervención manual. Esto significa que no tienes que preocuparte por registrar tus actividades manualmente.
• Informes y análisis detallados: La aplicación te brinda informes y análisis detallados sobre cómo utilizas tu tiempo. Puedes ver el tiempo que dedicas a actividades específicas, tu productividad diaria o semanal, y establecer metas para mejorar tus hábitos.
• Categorización inteligente: RescueTime categoriza automáticamente tus actividades en diferentes categorías, como "productivo", "neutro" o "distractor". Esto te permite identificar fácilmente qué actividades están consumiendo más tiempo y cómo puedes optimizar tu enfoque.
• Alertas y recordatorios: Puedes configurar alertas y recordatorios para mantenerte enfocado en tus metas y evitar distracciones. Por ejemplo, puedes recibir una notificación cuando hayas pasado demasiado tiempo en una aplicación o sitio web no productivos.
• Bloqueo de sitios web: La aplicación también te permite bloquear temporalmente sitios web o aplicaciones que tienden a ser una distracción para ti. Esto puede ayudarte a mantener la concentración en tareas importantes.
• Integración con herramientas de gestión del tiempo: RescueTime se integra con otras herramientas populares de gestión del tiempo y productividad, como Trello, Todoist y Google Calendar. Esto te permite sincronizar tus actividades y objetivos en diferentes plataformas.

Forest

Es una herramienta de productividad que tiene como objetivo ayudarte a mantenerte enfocado y evitar distracciones en tu dispositivo móvil. Su principal función es ayudarte a ser más productivo al cultivar un "bosque virtual" mientras te mantienes alejado de tu teléfono. 

• Enfoque y concentración: Forest te anima a establecer períodos de tiempo durante los cuales te comprometes a no utilizar tu teléfono para realizar tareas importantes. Durante ese tiempo, plantas y cultivas un árbol virtual en tu "bosque". Esto te ayuda a mantener el enfoque y la concentración en lugar de distraerte con notificaciones y aplicaciones en tu teléfono.
• Gamificación de la productividad: La aplicación Forest utiliza elementos de gamificación para motivarte. A medida que evitas el uso del teléfono y te mantienes concentrado, tus árboles virtuales crecen y se convierten en un bosque. A medida que aumentas tu tiempo de enfoque, puedes desbloquear diferentes especies de árboles y personalizar tu bosque.
• Recompensas y logros: A medida que cumples tus objetivos de enfoque, Forest te recompensa con monedas virtuales. Estas monedas se pueden utilizar para desbloquear árboles y también se pueden donar en la vida real para plantar árboles reales a través de la organización Trees for the Future.
• Registro de actividades: Forest registra tus sesiones de enfoque y te proporciona estadísticas sobre tu productividad. Puedes ver cuánto tiempo has invertido en tareas productivas y cuántos árboles has cultivado en tu bosque virtual.
• Modo grupal: La aplicación también ofrece un modo grupal que te permite unirte a tus amigos, familiares o colegas. Pueden establecer sesiones de enfoque juntos y contribuir al crecimiento de un bosque colectivo. Esto fomenta un sentido de responsabilidad compartida y puede ser motivador para mantenerse enfocado.
• Integración con el mundo real: Además de la posibilidad de donar tus monedas virtuales para plantar árboles reales, Forest también colabora con organizaciones benéficas para la protección del medio ambiente. Esto significa que tu uso de la aplicación puede tener un impacto positivo en la reforestación y la conservación del medio ambiente.

Dropbox 

Plataforma de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios almacenar, sincronizar y compartir archivos y documentos de manera segura. Aquí están algunos de los principales beneficios y usos de Dropbox:

• Almacenamiento en la nube: Proporciona un espacio de almacenamiento en la nube donde puedes guardar tus archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto elimina la necesidad de depender exclusivamente del almacenamiento local en tu dispositivo y te permite acceder a tus archivos desde cualquier lugar.
• Sincronización de archivos: Dropbox sincroniza automáticamente tus archivos en todos tus dispositivos conectados. Cuando modificas o actualizas un archivo en un dispositivo, los cambios se reflejan instantáneamente en todos los demás dispositivos. Esto garantiza que siempre tengas la versión más reciente de tus archivos sin tener que transferirlos manualmente.
• Compartir archivos y colaboración: Puedes compartir archivos y carpetas de Dropbox con otras personas, lo que facilita la colaboración en proyectos y la compartición de información. Puedes establecer permisos y niveles de acceso para controlar quién puede ver, editar o comentar en los archivos compartidos.
• Acceso desde cualquier lugar: Con Dropbox, puedes acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya sea una computadora de escritorio, una laptop, una tableta o un teléfono inteligente. Esto te permite trabajar de forma remota y acceder a tus archivos importantes sin importar dónde te encuentres.
• Respaldo y recuperación de archivos: Realiza automáticamente copias de seguridad de tus archivos en la nube, lo que te brinda una capa adicional de protección contra la pérdida de datos en caso de fallos o problemas con tu dispositivo. Además, si borras accidentalmente un archivo, Dropbox te permite recuperarlo dentro de un período de tiempo determinado.
• Integración con otras aplicaciones: Se integra con una amplia variedad de aplicaciones y servicios, lo que te permite trabajar de manera más eficiente y utilizar tus archivos almacenados en Dropbox en diferentes contextos. Puedes conectar Dropbox con herramientas de productividad, como Microsoft Office y Google Workspace, para una mayor comodidad y flujo de trabajo.

Autor: Luis G. Martínez G.